面談、商談のビジネスマナー

取引先などの会社に訪問するとき、あなたは気をつけていることはありますか？
時間ぎりぎりに駆け込み、要点だけ話してはい終わり、なんてことになってないでしょうか。

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訪問時にも、忘れてはならないビジネスマナーというものが存在します。
ここでしっかりとチェックしておきましょう。

まずは何よりも身だしなみのチェック。
時間に遅れそうになると、走っていったりして髪の毛やシャツがぐちゃぐちゃ、ということになりかねません。
身だしなみをきちんと整えて、そのままの状態でキープして訪問することが大切です。

上記のように、時間ギリギリや遅刻というのは最悪ですが、逆にあまり早すぎても失礼にあたります。
相手にもスケジュールがありますので、早く行ってしまうと、余計な気を遣わせてしまいますね。
ですので、目安としては約束している５〜１０分前ぐらいに訪問するようにしましょう。
もし交通機関の影響などでどうしても間に合わない場合は、必ず電話で連絡してください。
間違ってもメールではしないように。大切なことは必ず電話で。これは基本ですよ。

さて、無事訪問先に着いたら、大きな会社ですと受け付けがありますね。
そこへ行って、約束している相手の名前を言い、取り次いでもらってください。
受付の方にもきちんと挨拶をして、コートなどを着ている場合は、あらかじめ脱いでおくようにしましょう。

受付を過ぎ、部屋に通されると思います。
このとき、コートを着たまま入室しないように気をつけてください。
受付で脱ぐのがベストですが、出来なかった場合は必ず入室前に脱ぐようにしましょう。

部屋に入っていよいよ席につきますね。
この時の注意点は、カバンをテーブルの上に置かない、ということです。
面談か商談かということは関係ありません。相手の立場も関係ありません。
ビジネスマナーの基本です。カバンは床の上か膝の上に置くようにしてくださいね。

そこからまずは、名刺交換に入るでしょう。
訪問先なので、訪問した側、つまりあなたから名刺を渡すようにしてくださいね。
相手の名前もわかり、そこから商談なりなんなりの話が始まっていくと思います。
この時、いきなり本題から始めるのはどうかと思います。

まずは当たり障りのない世間話でもして場を和ませてから、本題に入るのがベターではないでしょうか。
相手方の都合でどうしても時間がない場合は「早速ですが本題に入らせて頂いてよろしいでしょうか？」と一言添えましょう。
これはアポイント時に調べておけばわかることですね。

忘れてはならないのは、相手の話を真剣に聞くということです。
どれだけマナーが守れていても、ここが出来ていないと、商談などは成立するものではありません。
ほどよい質問と相槌、共感して、相手の言葉を繰り返す。
こういったテクニックも、ビジネスの場では必要だといえますね。
無事アポイントを取って、いざ訪問という場合、当然ですが訪問時にもビジネスマナーが多数存在しています。

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