正しいビジネス文書
仕事において作成するビジネス文書。
一口に言っても、沢山の種類がありますね。
指示されたものと違うものを作ってしまうと、後で問題になりますし、迷惑をかけることはビジネスマナー違反だといえます。
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ですので、どんな文書の種類があるか、きちんと把握しておくことが大切です。
会社によっては、かなりの数の種類がある場合がありますからね。
まずは、社内用の「社内文章」と社外用の「社外文書」があることを理解しておきましょう。
・社内文書・・・計画書、報告書、通達、稟議書、議事録など。主に社内の記録用です。
・社外文書・・・請求書、注文書、見積書、通知書、礼状、挨拶状など。間違いは許されません。
初めの社内文書は、ほぼどこの会社でもすでにフォーマットが作られているはずです。
そのひな型に、必要な文章を加えていけばＯＫです。
データであることが多いので、自分のパソコンに保存しておけば便利ですね。
よくある「拝啓、日頃は格別のお引き立てを〜」のような時候の挨拶は必要ありません。
注意しておくことは、日付と作成担当者の名前をきちんと書いておくことです。
あとは内容を間違えずに入力すれば、言葉遣いなどはそこまで気にしなくてもいいでしょう。
重役などに提出する場合は別だと思いますが、それはケースバイケースですね。
対して社外に提出する社外文書は、このようにはいきません。
前文と末文の挨拶は必ずつけるようにしましょう。
この挨拶や時候の挨拶は、フォーマットがあると思いますし、もしない場合は本やネットで調べましょう。
このとき、季節には気をつけてください。冬なのに夏の文章を使ったりしないように！
また、基本的にビジネス文書は「横書き」で書くことが鉄則です。
手紙や礼状の場合などはたまに縦書きするときもありますが、例外といってもいいでしょう。
宛名を書く欄には、例えばこのように書けばＯＫです。
株式会社○○産業
営業部長 △△殿
上の例では役職がついていますので「殿」ですが、それ以外は「様」でＯＫです。
また、会社名のみの場合は「御中」を使うのが一般的ですね。
社会人一年生でも、これを知らないでは済まされません。
一番先に覚えておきたいことですね。
ほとんどの会社は、フォーマットがあるはずですが、最後は自分の目で確認できるようになっておきましょう。
これも、ビジネスマナーの基本です。
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