ビジネス文書やメールのマナー
普段は全く文章を書いたりすることがないという方でも、仕事ではそうもいかないでしょう。
ビジネスの場で必ず必要になるのが、ビジネス文書を作るという仕事です。
仕事で使う書類は、ほとんど自分で作らなければいけないことが多いと思います。
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社内で使う書類と、社外に出す書類とでは、用いるべき文章が違ってきます。
社外に出す場合は、言葉遣いの間違いなどは許されませんね。
また、最近はメールで仕事のやりとりをする方も増えています。
メールでのビジネス文書というのも作れるようにならなければいけません。
文字だけだと誤解を生む場合もありますので、より慎重にならなければいけませんね。
では、具体的にどういった方法をとればいいのでしょうか。
書類を作成する、という前提で話をしていきたいと思います。
まず、ビジネス文書においてマナーを守るのは絶対条件です。
もし対面の場合で失礼があったとしても、その場ですぐに謝罪すればなんとかなることもあります。
しかし、文書は形として残ってしまうものです。
証拠がある限り、言い訳はできません。間違いを修正するのにも、かなりの労力を費やすことになります。
ですので、文書を作ったら最後は必ず確認。
自分以外の誰かにチェックをお願いするのもいいでしょう。
しかし、ビジネス文書は基本的に難しい文章を用いることが多いです。
それを一から全て覚えておくのは大変でしょう。
ですので、ほとんどの会社ではそういった文言はテンプレートとして保存されているので、それを使えばまず間違いはありません。
そこに状況に応じて言葉を加えていけばいいのです。
最初は固く作るために右往左往してしまいますが、テンプレートの使い方さえ覚えればそんなに難しいことではありませんね。
注意してほしいのは、日付を入れ忘れないことです。
文書など記録に残るものには、日付を入れるのが鉄則です。
また、担当者の名前も必ず入れましょう。誰が作ったかわからないでは、後々問題になります。
そして作った文書は、一定期間は保管しておくようにしましょう。
データとして残しておくと、間違いがあった場合などにすぐに新しいものを作れて便利ですよ。
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