電話をかける難しさ
当然のことですが、電話は、かける側と受ける側がいます。
かかってきた電話に対応するのは、比較的簡単なことだといえます。
基本的なビジネスマナーさえ心得ておけば、後は何回も受けて慣れればいいことです。
クレーム対応などは難しいですが、それ以外ならすぐできるようになるでしょう。
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しかし、電話をかけるとき。これが意外に難しいことなのです。
日常生活において、電話をかけるのに緊張するのは、彼女の実家に電話するときぐらいではないでしょうか？
ビジネスの場では、それ以上の緊張が待ち受けているかもしれません。
ビジネスマナーをしっかりと心得ておかないと、めちゃくちゃな電話をかけてしまう場合があります。
受ける場合とはまた違ったビジネスマナーがありますので、それをきちんと身につけておくようにしましょう。
電話をかけるとき、初めてかける場合は「はじめまして」と一言添えましょう。
２回目以降は、「いつもお世話になっております」などの言葉を添えればＯＫです。
これを言わずにいきなり「○○社の△△です」と言ってしまうと、愛想のない感じに聞こえてしまいますし、相手に失礼です。
一言添えたら、自分の会社名と名前を言います。
その後に、用件のある人に電話を取り次いでもらう、という流れになります。
これが出来れば、ひとまずはクリアです。
保留音が止まり、用事のある相手に変わりました。
まずは何をおいても挨拶。これは欠かせませんね。
そして「今、お時間頂いても大丈夫ですか？」と、相手の状態を確認するようにしましょう。
ひょっとするととても忙しくて電話している状況ではないかもしれません。
ここで相手を気遣うことがビジネスマナーとして重要なところです。
ＯＫが出たら、自分の用件を伝えましょう。
もし時間があまりないようなら、用件をまとめて簡潔に話すようにしてください。
話が終わったら、挨拶をして電話を切れば終了です。
受話器の置き方ですが、「がちゃん」と勢いよく切らないようにしましょう。
ゆっくりと置くか、もしくは指で受話器の置き口を押してから、受話器を置くといいと思います。
社外に電話をかけるときは、こういった注意が必要です。
日ごろから意識して電話するようにしましょう。
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